Результат положительный у тех, кому не все равно

Команда АО «Норильсктрансгаз» успешно прошла предзащиту проекта корпоративной программы «Норникеля» - «Кому не все равно». Название программы говорит само за себя – она открывает двери для тех, кому не все равно, кто хочет рассказать о себе и предложить свои идеи, тем самым привлечь единомышленников, способных помочь в реализации задуманного.

Команда под руководством Елены Федорец, главного специалиста отдела промышленной безопасности и производственного контроля управления промышленной безопасности, охраны труда и экологии разработала и представила проект «Учет и порядок». Ментором группы выступает заместитель генерального директора по общим вопросам АО «Норильсктрансгаз» - Денис Молодкин. В команду также вошли:

Юрий Воропаев, главный специалист сметно-договорного отдела управления капитальных ремонтов АО «Норильсктрансгаз»;адим Юдин, инженер 1 категории производственной группы управления энерговодоснабжения АО «Норильсктрансгаз»;

Виктор Зверев, ведущий специалист отдела промышленной безопасности и производственного контроля управления промышленной безопасности, охраны труда и экологии АО «Норильсктрансгаз»;

Ольга Кривова, начальник отдела планирования, учета, отчетности и договорной работы управления по работе с территориями и благоустройству производственного департамента ЗФ ПАО «ГМК «Норильский никель»;

Дмитрий Коваленко, заместитель начальника цеха – начальник товарно-грузового участка предприятия «Единое складское хозяйство».

Цель проекта – улучшение бизнес-процесса по эффективности работы с нормативно-методическими документами. Для ее реализации команда предложила создать документационную базу на единой информационной платформе, доступ к которой будет у каждого сотрудника.

Бизнес-заказчик – генеральный директор Общества Марк Шилыковский лично присутствовал на предзащите. Он обозначил ключевые приоритеты, на которые необходимо обратить внимание при реализации проекта: унификация, доступность, структурированность, разработка алгоритма по поддержанию и обновлению единой базы документов, настройка уровней доступа к документам для разных структурных подразделений.

В начале работы в команде были распределены роли участников и выбрана оптимальная стратегия для решения бизнес-задачи. В связи с чем было проведено анкетирование среди работников Общества на предмет понимания нужности и востребованности создания единой базы нормативно-методической документации. В опросе принимали участие руководители и специалисты из различных структурных подразделений Общества. По итогам голосования пришли к выводу, что 74 % опрошенных отметили необходимость создания единой базы нормативно-методической документации с целью оптимизации документооборота.

В ходе дальнейшей работы команда проводила встречи с руководителями и специалистами различных направлений в сфере IT-инфраструктуры с целью получения экспертного мнения. Были выбраны четыре варианта решения. Каждый из них тщательно проанализировали, выделили преимущества и недостатки.

Участники провели мониторинг рынка на наличие компаний, специализирующихся на разработке платформ управления процессами документооборота, хранения, цифровизации, интеллектуализации данного процесса. После общения с представителями нескольких компаний и анализом поставленной бизнес-заказчиком задачи на предмет соответствия компетенций, опыта, технических возможностей и понимания вовлеченности в данном вопросе было выявлено, что помочь в решении поставленной задачи готовы DIRECTUM и ELMA. Более того, аналогичные проекты уже были успешно реализованы в компаниях газовой отрасли в других регионах, имея отличные отзывы, как в части реализации, так и в части технической поддержки. Преимущества каждой компании также были озвучены Еленой Федорец на предзащите. На сегодняшний день создана рабочая группа из руководителей и специалистов разных структурных подразделений АО «Норильсктрансгаз» для организации тестирования демо-версий программных продуктов от компаний DIRECTUM и ELMA с целью определения одной из них для дальнейшей работы.

Внедрение единой базы приведет к сокращению затрат:

- минимизация времени на создание и обработку документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов;

- сокращение времени на поиск документов;

- снижение количества ошибок, допускаемых сотрудниками, при использовании мастер-данных и шаблонов;

- избавление сотрудников от рутинных операций при подготовке автоматических отчетов и сценариев.

Снижении рисков:

- утрата документов сокращается за счет хранения документов в единой базе данных;

- утеря информации минимизируется за счет того, что доступ к документам производится строго в соответствии с назначенными правами;

- минимизация рисков, связанных с человеческим фактором при использовании и управлении документами;

- исключение нерациональных трудозатрат при мониторинге всего документооборота.

Ускорение процессов:

- перемещение электронных документов автоматически за секунды;

- одновременное использование документами несколькими сотрудниками;

- возможность обеспечения новых специалистов надлежащим доступом к фонду документов непосредственно с рабочего места.

Проект команды Общества положительно оценили, как эксперты, присутствующие в зале, так и бизнес-заказчик. Марк Шилыковский поблагодарил участников за отлично выполненную работу и пожелал удачи на защите, которая пройдет в сентябре.